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法务部工作职能及流程简介

作者:网友投稿 发布时间:2020-02-13 00:16 浏览:

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第一部分 法务部的主要职能

法务部三大基本职能

一、合同文书审查职能

1.所有对外签订的合同、协议、备忘录、意向书等文书的审查、修改、版本确定、重大文书的谈判、协商等工作;

2.所有需要盖章的对外发文的审核、修改等工作;

3.与香港方面协调有关重大合同的协同审查工作;

4.与顾问律师协调合同的协同审查工作。

二、定稿文件存管职能

1.公司所有的文件、合同、公司资质等文件由各公司财务部保存原件,法务部保存PDF件(北京公司除外);

2.准备并跟进所有需要法定代表人及或董事、监事签署的所有文件;

3.每月底与财务部等部门进行存管文件、合同等台账的核对;

4.用章手续办理。

三、公司设立存续职能

1.准备土地招拍挂及成立公司的所有资料;

2.安排公司成立事宜;

3.办理公司工商变更、备案、年检等手续;

4.安排公司在经营过程中需要高管签署的任何文件,包括董事会决议、银行印鉴卡等。

第二部分 法务部的主要工作流程

合同审查工作主要流程

业务部门发起业务请示报告——对方或业务部门起草合同(可询问法务部合同范本)——业务部门将合同征询财务部、设计部、合约部相关专业意见——将合同及专业意见发送给法务部门审核——法务部综合专业意见并提出法律修改意见,反馈给业务部门——业务部门再次反馈修改意见(如有)——确定并发送定稿邮件,由法务部发出PDF合同版本——业务部门持PDF合同版本走盖章流程——履行合同

合同发起部门注意事项

1.是否为续签合同,若为续签,则核对是否与之前签订的合同有部分或版本的不同;

2.若非续签合同,则可询问合同主管部门是否有类似合同版本可以使用;

3.若该合同为从合同(如:补充协议、担保合同等),应将主合同一并发送给审核部门,为便于审查修改,应发送WORD清洁版本;

4.与合同相对方为初次签订合同的,应当查看对方的营业执照,并留存复印件,以便合同审核部门核查;

5.合同相对方的签字人一般应为企业的法定代表人,若非企业法定代表人签字的,应当查看是否取得相对方的书面授权。

6.合同发起方应当在合同审查的发起邮件中明确:交易的基本背景情况、合同目的、交易的程序性要求、付款方式的要求、哪些条款是不可调整的哪些是必须调整的等,以便合同审查部门根据实际要求进行修改;

7.发起部门要跟进并将各部门意见汇总后和法务部一起审核。

项目公司成立过程中法务部的工作流程

1.所有关于土地招牌挂、项目公司设立的文件由法务部和香港沟通、准备;

2.设立项目公司的所有事宜在公司领导的指导下,由法务部与当地政府部门沟通、跟进;

3.项目公司设立过程中的相关资料原件由法务部暂时保存,待公司成立后,根据需要将部分文件转移给项目公司财务部存管。

用章审批流程

一、合同类

1.审批签呈表、报告、对方签字并盖章的定版合同、用章使用记录表

2.交法务审核盖章

3.盖章完毕,交接财务和申请部门

4.请各部门自己留存扫描件和复印件

二、文件类

1.审批签呈表、定版的文件、用章使用记录表

2.交法务审核盖章

3.盖章完毕,交接申请部门

4.请各部门自己留存扫描件和复印件

用章审批流程注意事项

一、递交合同的完整性

在递交法务部之前,首先申请部门应进行初步审查。审查合同中的空白信息是否填写完整,如我方及对方的名称、地址、联系人、对方法定代表或授权人是否签字盖章等。合同中标明有附件的要提供附件并盖章。

二、制式合同的处理

对于垄断、银行等制式不能修改的合同,要在报告中有明确说明。

三、相关部门意见

如果合同中涉及到相关部门意见的,需要相关部门的主管领导签字确认。

四、报告

合同类的必须有报告,报告内容须详尽,写明合同背景、目的、货比三家的价格、付款方式等。文件类依照具体内容也需报告。

五、文件审核

对于对外的发函、文件,都需要经过法务审核,需要提交电子版文档以供法务修改。待定稿后,走盖章流程。

六、审批签呈表的填写

1、日期、申请部门、申请人如实填写完整。

2、合同(文件)名称及内容。填写合同的名称、份数。如:天丰监理合同一式四份、办理房地产开发资质的申请表2份及申请资料(营业执照副本、组织机构代码证)。

关键词: 工作 简介 流程